Begini Cara Menata Dokumen yang Benar, Dijamin Rapi

Semua dokumen yang sudak tidak terpakai dan sudah terekap dalam suatu files di komputer atau di dalam external hard disk.

Namun, sebelumnya pisahkan dokumen yang tertanda tangan atau bercap biru, kode sandi, identitas, data riwayat pribadi untuk dihancurkan terlebih dahulu dengan alat penghancur kertas.

Dengan demikan, dapat terhindar dari segala macam kejahatan yang mengatas namakan Anda.

3. Sediakan satu sudut ruang khusus untuk tempat penyimpanan

Usahakan untuk menyediakan sudut ruang di rumah Anda untuk meletakkan lemari arsip seperti filing cabinet dan mobile file.

Semakin tersebar tempat penyimpanan maka semakin sulit untuk menemukan sehingga memakan waktu hanya untuk mencari selembar dokumen saja.

Baca juga: Meja Kerja Kekinian, Dilengkapi Charger dan Penguat Sinyal WiFi

Pilih lemari yang memiliki banyak laci atau rak dinding tertutup untuk menyimpan dokumen sehingga setiap kategori yang berbeda dapat dipisahkan dalam laci yang berbeda.

Kemudian, berikan label pada setiap map sesuai dengan nama kategori agar lebih mudah dicari bisa menamakannya langsung maupun dengan kode, angka maupun urutan abjad.

4. Simpan dokumen dalam bentuk digital

Simpan dokumen dalam bentuk digital agar dapat dicetak ulang ataupun didokumentasi secara digital. 

Jika sudah tersimpan semua untuk dokumen bersifat sementara bisa Anda lihat kembali ketika sudah tersimpan dalam bentuk digital.

Selain untuk faktor keamanan, pengubahan format dari kertas menjadi format digital dapat menghemat tempat ruang penyimpanan.

5. Setelah dipakai satu langsung dikembalikan

Kondisi ruangan kerja atau rumah yang amburadul karena dokumen yang berserakan di setiap sudut ruang bermula akibat dari kebiasaan buruk yang tidak langsung mengembalikan ke tempat semula.

Selain segera menyimpan dokumen pada tempat yang telah dipersiapkan, lalu tentukan apakah dokumen tersebut perlu untuk disimpan atau tidak.

Jangan lupa untuk menyimpan dokumen berdasarkan kategori yang telah ditentukan lebih dahulu.

6. Membuat catatan khusus

Jika semua berkas sudah selesai disimpan, lebih baik untuk membuat catatan mengenai dokumen-dokumen penting dan berikan keterangan dimana menyimpannya guna mempersingkat Anda menemukan dokumen bila diperlukan sewaktu-waktu.

Cara tersebut dinilai ampuh untuk menyimpan berkas dengan jenis yang banyak dan pajang/tempel catatan tersebut pada dinding di atas tempat penyimpanan.