Begini Cara Menata Dokumen yang Benar, Dijamin Rapi

JAKARTA, KOMPAS.com - Meja kerja Anda berantakan oleh tumpukan dokumen-dokumen penting?

Dengan kondisi meja yang tidak rapi dapat membuat kehilangan selera untuk bekerja dan sulit menemukan dokumen yang akan dipakai.

Jika dibiarkan, tentunya dapat memecah konsentrasi ketika bekerja. Saat Anda sedang jenuh atau berada dalam tekanan, pikiran bisa semakin ruwet saat melihat sekeliling meja kerja dipenuhi berbagai kertas. 

Mungkin tumpukan dokumen tidak hanya berserakan di ruang kerja, tapi bisa juga tersebar di berbagai tempat.

Baca juga: 4 Hal Perlu Dipikirkan Sebelum Membeli Lemari

Anda perlu memiliki tempat penyimpanan yang mampu menyimpan semua dokumen mulai dari akta kelahiran, sertifikat, dan masih banyak lagi.

Janganlah Anda menyimpan kertas bukti pembayaran dan hasil fotokopi yang semestinya disingkirkan.

Jika dokumen berserakan, maka merapikannya pun membutuhkan waktu yang tidak sebentar karena harus memisahkan mana dokumen yang penting dengan dokumen yang sudah tidak dipakai lalu mengelompokkannya menjadi satu kategori.

Selain itu, cara merapikan dokumen juga berbeda dengan barang-barang lain yang ada di rumah.

Berikut tipsnya:

1. Simpan dokumen dari urutan yang paling sering digunakan

Simpan dokumen yang Anda miliki dari yang paling sering digunakan misalnya dokumen kerja yang dipakai untuk deadline pada tiga hari mendatang.

Jika sudah terpakai atau selesai Anda bisa menyimpannya diurutan paling belakang.

Baca juga: Jangan Khawatir Tak Punya Lemari, Ini 5 Cara Kreatif Menyimpan Pakaian dan Sepatu

Dokumen seperti, investasi tahunan, dan surat kontrak dapat disimpan pada urutan yang agak jauh untuk dijangkau. 

Khusus untuk dokumen berharga dan bersifat pribadi seperti surat tanah dan kepemilikan properti, akte kelahiran, ijazah, dan sertifikat pernikahan adalah dokumen yang perlu dijaga dengan baik.

2. Hancurkan dokumen yang sudah tak terpakai

Semua dokumen yang sudak tidak terpakai dan sudah terekap dalam suatu files di komputer atau di dalam external hard disk.

Namun, sebelumnya pisahkan dokumen yang tertanda tangan atau bercap biru, kode sandi, identitas, data riwayat pribadi untuk dihancurkan terlebih dahulu dengan alat penghancur kertas.

Dengan demikan, dapat terhindar dari segala macam kejahatan yang mengatas namakan Anda.

3. Sediakan satu sudut ruang khusus untuk tempat penyimpanan

Usahakan untuk menyediakan sudut ruang di rumah Anda untuk meletakkan lemari arsip seperti filing cabinet dan mobile file.

Semakin tersebar tempat penyimpanan maka semakin sulit untuk menemukan sehingga memakan waktu hanya untuk mencari selembar dokumen saja.

Baca juga: Meja Kerja Kekinian, Dilengkapi Charger dan Penguat Sinyal WiFi

Pilih lemari yang memiliki banyak laci atau rak dinding tertutup untuk menyimpan dokumen sehingga setiap kategori yang berbeda dapat dipisahkan dalam laci yang berbeda.

Kemudian, berikan label pada setiap map sesuai dengan nama kategori agar lebih mudah dicari bisa menamakannya langsung maupun dengan kode, angka maupun urutan abjad.

4. Simpan dokumen dalam bentuk digital

Simpan dokumen dalam bentuk digital agar dapat dicetak ulang ataupun didokumentasi secara digital. 

Jika sudah tersimpan semua untuk dokumen bersifat sementara bisa Anda lihat kembali ketika sudah tersimpan dalam bentuk digital.

Selain untuk faktor keamanan, pengubahan format dari kertas menjadi format digital dapat menghemat tempat ruang penyimpanan.

5. Setelah dipakai satu langsung dikembalikan

Kondisi ruangan kerja atau rumah yang amburadul karena dokumen yang berserakan di setiap sudut ruang bermula akibat dari kebiasaan buruk yang tidak langsung mengembalikan ke tempat semula.

Selain segera menyimpan dokumen pada tempat yang telah dipersiapkan, lalu tentukan apakah dokumen tersebut perlu untuk disimpan atau tidak.

Jangan lupa untuk menyimpan dokumen berdasarkan kategori yang telah ditentukan lebih dahulu.

6. Membuat catatan khusus

Jika semua berkas sudah selesai disimpan, lebih baik untuk membuat catatan mengenai dokumen-dokumen penting dan berikan keterangan dimana menyimpannya guna mempersingkat Anda menemukan dokumen bila diperlukan sewaktu-waktu.

Cara tersebut dinilai ampuh untuk menyimpan berkas dengan jenis yang banyak dan pajang/tempel catatan tersebut pada dinding di atas tempat penyimpanan.