Agar "Meeting" Rutin Kantor Tak Membosankan, Ini Rahasianya!

KOMPAS.com - Andi mengaduk-aduk cangkir kopi yang berada tepat di hadapannya. Teguk demi teguk kopi tubruk kesukaannya itu terasa tak menarik lagi.

Baginya, rasa pahit tak dapat mengalahkan kantuk dan bosan yang ia rasakan. Di sisi lain, atasannya sedang membacakan laporan bulanan untuk dievaluasi.

Hal itu bukanlah kali pertama bagi Andi. Pertemuan tersebut rutin diadakan setiap senin pada minggu keempat.

Penting tetapi terasa membosankannya. Pertama, karena pertemuannya selalu diadakan pada pagi hari. Kedua, jalannya pertemuan penting dianggapnya akan selalu sama.

Ilustrasi tersebut umum terjadi. Penulis Melody Wilding memaparkan dalam Forbes pada artikel berjudul "5 Ways to Make Boring Meetings Exciting Again" bahwa pertemuan rutin umumnya dipandang membosankan oleh para peserta meeting karena dianggap membuang-buang waktu mereka.

Meskipun pertemuan seperti rapat bisa dijadikan media kolaborasi, tetapi sesi yang dilakukan berulang-ulang dapat membuat pesertanya merasa dibatasi dan formalitas di tempat kerja. Hal itu, kata Wilding, akhirnya dapat memperlambat produktivitas karyawan.

Oleh karena itu, dia menyarankan para perencana pertemuan untuk menyederhanakan perjumpaan rutin seperti itu. Jika tak terhindarkan, ia mengimbau para perencana bisa lebih kreatif mengemas pertemuan.

Saatnya berubah

Beberapa hal yang ditandai oleh Wilding adalah keharusan mengubah konsep acara pertemuan rutin. Misalnya, pengaturan meja dan bangku yang biasanya terkesan kaku dan disusun dengan rapi bisa dibuat melingkar.

Lebih bagus lagi, meja-meja bisa disingkirkan, lalu susun bangku menghadap ke dalam. Hal itu memungkinkan peserta dilibatkan dalam komunikasi terbuka dan dialog secara spontan.

Shutterstock Ilustrasi pertemuan kantor rutin.

Untuk mencegah kebosanan, para perencana rapat juga dapat mengatur atau memecah pertemuan panjang menjadi sesi-sesi yang lebih pendek.

Para pembicara pada pertemuan itu juga dapat memberi energi kepada para peserta dengan menyelipkan humor di setiap acara pertemuan. Hal lainnya, mereka juga bisa meminta peserta melakukan olahraga ringan seperti gerakan yoga sederhana pada tiap sesi rehat kopi.

Hal penting lain yang juga dibahas oleh Wilding adalah mengubah tempat pertemuan. Berbicara hal yang sama di tempat yang itu-itu saja membuat pertemuan tak lagi menarik.

Para perencana bisa mulai mencoba tempat bertemu di luar kantor untuk menyegarkan pikiran para peserta. Misalnya, cari tempat yang anti-mainstream agar tak terkesan kaku. Sesekali mengadakan pertemuan di ruang terbuka bisa jadi ide pada acara selanjutnya.

Dok. Titan Center Salah satu function room yang dapat disewakan di Titan Center. Ruang pertemuan ini dapat dikemas secara tematik.

Akan tetapi, hal itu belum tentu efisien mengingat kemungkinan noise pada ruang terbuka sangat besar. Hal itu pun tak mungkin dilakukan kalau isi pertemuan pada dasarnya membutuhkan fokus para peserta.

Alternatifnya, cari tempat yang dapat diatur latarnya sehingga tak memunculkan kesan kaku. Contohnya, menyewa sebuah function room, lalu sesuaikan dengan tema pertemuan yang mau dibuat.

Saat ini pilihan function room di kota-kota besar seperti Jakarta sudah banyak tersedia. Kalaupun mau mencari suasana lain agar lepas dari citra penatnya Ibu Kota, cobalah menepi sedikit dari Jakarta.

Dok. Titan Center Ruang Titan Theater sebagai salah satu fasilitas dari Titan Center

Tapi, usahakan mencari lokasi pertemuan yang tetap strategis agar mudah dijangkau oleh peserta.

Di Selatan Jakarta, misalnya, ada Titan Center, fasilitas untuk kebutuhan konferensi. Perencana pertemuan hanya tinggal menyesuaikan dimensi dan kapasitas, serta mengkomunikasikan bagaimana pertemuan tersebut ingin dikemas.

Dok Titan Center Fasilitas ruang theatre di Titan Center.

Nah, kalau segala strategi sudah dilakukan, rasanya tak sulit kan mengembalikan pertemuan rutin yang kaku dan membosankan itu berubah jadi lebih menyenangkan?